Приветствую, друг. Перед тем как уйти в тематику Python, я бы хотел поговорить о такой насущной теме как тайм-менеджмент. Вопрос избитый, на хабре по тегу GTD или тайм-менеджмент можно найти много полезной (и не очень) информации.
Нас же интересует простая схема работы с поступающей информацией, чтобы разгрузить свою голову и ничего при этом не потерять. Статья разбита на две части + бонусом немного про систему обучения. В первой части разберем общие моменты тайм-менеджмента и систему GTD, а во второй поближе рассмотрим концепцию системы заметок на основе Цеттелькастен и инструментарий.

Так ли это актуально каждому?

Вопрос открытый. На мой взгляд, каждый приходит к оптимизации времени своей дорогой и далеко не сразу. Идея “заранее планировать свой день” мне точно не подходит, слишком много спонтанных событий и мне все же ближе импровизация. Поэтому то, о чем я расскажу дальше, является результатом совмещения идей и инструментов, взятых от нескольких концепций, наложенных на мои потребности. Результат не окончательный, но уже можно кое-чем поделиться.

Я решил начать структурировать то, что изучал. Evernote, OneNote, Notion, Google Keep и, наконец, конечная точка - Obsidian. О нем расскажу ниже. В Obsidian я попробовал реализовать некоторый гибрид Цеттелькастен + методы GTD с помощью инструментов Google. У Цеттелькастен я заимствовал основную идею:

Хаос - основа порядка.

Если с ведением заметок все было более менее ясно, оставался вопрос планирования. Когда задач на работе прибавилось, встал вопрос отслеживания текущих задач и будущих. Тут я долго не думал, Google Календарь/Keep/Tasks покрывал все потребности, да и у меня уже был некоторый опыт работы с этим инструментом. Осталось понять, как сделать удобно и избежать желания бросить.

Решил взять за основу систему GTD. Оттуда я позаимствовал пару идей, но систему целиком использовать не стал. Все же наш план: подобрать простые концепции и попробовать внедрить их в свой быт, при этом, сильно не углубляясь в тайм-менеджмен.

Прокрастинация ли?

Сначала разберемся с некоторыми насущными вопросами. Наверняка вы видели тонны статей про тайм-менеджмент, где вам на “шампиньонах” и “лягушках” объясняют простые вещи, которые вы, казалось бы, и так должны уже знать? Все они призваны побороть такое явление как прокрастинация.

Есть один нюанс, который я хочу сразу озвучить. Справляться с прокрастинацией нас научили еще в школе, просто на этом никогда не делали акцент.

Сейчас на восприятие этой информации нужно время и деньги. Запишись на курс и спустя ВСЕГО месяц, ты сможешь решить все проблемы с личной эффективностью! Слышали такое? Но все можно описать проще, достаточно немного вернуться в школьные годы и вспомнить то, чему нас учили.

Don’t use the Force, Luke, try to think!

Прокрастинация - нежелание чем-либо заниматься, максимально оттягивая процесс. Чаще всего нас пугает неизвестность. Подтолкнуть такую “зависшую” задачу можно достаточно просто. Назначайте любой задаче определенный срок выполнения (дедлайн). В школе у вас это была домашняя работа на следующий урок. Не сделали? Как себя ощущали? Неприятные были ощущения, как по мне. Если вам изначально было не все равно.

Сейчас стоит понять, если вы не уложились в дедлайн, не стоит винить себя за просчет. Сделайте выводы (почему не получилось уложиться в срок?), выставьте новый дедлайн (при необходимости обсудите с руководством/командой) и работайте дальше.

Следующая вещь, которая пугает не меньше, - масштабы работ. А уж если они еще и неизвестны, то пиши пропало. Чтобы справиться с масштабностью задачи и неизвестностью большинства переменных - применяйте декомпозицию.
Декомпозиция - разделение целого на части. Например разделение комплексной задачи, к которой вы не знаете как подступиться, на простые задания.

Не стоит забывать и про важность (приоритет) задач. Этот элемент так же присутствовал в школьной программе. Приходя домой, сначала (в идеале) сделать домашнюю работу, а потом уже бежать гулять. Сделал дело - гуляй смело. Всем же известно? Вот только тогда нам было не до уроков, а уж тайм-менеджментом и подавно.

Выставлять приоритеты можно по разным критериям. Например, сперва делаешь основные уроки, а потом литературу с историей. В приоритет ставим то, что больше всего не нравится, что трудней всего дается. Если вам удобнее наоборот, нет проблем, пробуйте и останавливайтесь на том, что идет лучше.

Примите во внимание эти три концепции и вам уже будет проще решать поступающие и “зависшие” задачи.

Прерывания и отвлечения

Прерывания неизбежны. Это естественная часть нашей работы, и от нас зависит, насколько хорошо мы с ними справляемся. “Тайм-менеджмент для системных администраторов. Т. Лемончелли “

Если вы работаете в IT, то точно знакомы с прерываниями. Начальник, представитель клиента, пользователь баба Маша и т.д, у всех на вас своим планы.
Подобное явление встречается и в обычной жизни, например, когда друзья зовут вас в пучину безудержного веселья, а у вас учебный план выполнен максимум на 1/4.
Единственное решение - научиться говорить “нет”. Простое “Извини, я очень занят” вполне хватит. Но аккуратней, может случится так, что вы настолько привыкните это делать, (да, этот навык очень заразителен) что продолжите даже тогда, когда никаких дел у вас нет. Опасное явление, которое нужно иметь ввиду.

Второй момент, иногда люди будут хотеть сесть вам на шею, прося помощи/участия/присутствия там, где это совсем не обязательно. Тут хорошо подойдет простое “Хорошо, подходи завтра в n времени, я постараюсь помочь, тогда же расскажешь в чем суть дела”. В большинстве случае, к этому времени, человек может решить свою проблему сам. Если нет - это то, где действительно может понадобится ваше участие.
Другая сторона медали, менее опасное, на первый взгляд, но куда более важное - отвлечение.

Прокрастинацию легко спутать с отвлечениями. Например ваши руки прям тянутся к смартфону, чтобы проверить вставьте подходящее вам и вроде бы это каких-то несколько минут, но по сути, вы отобрали у текущей задачи несколько минут, на простой отвлекающий фактор. А теперь сложите ваши “несколько минут” простоя в день за неделю и получите время, за которое можно решить еще одну задачу.

Во главе всех личных прерывания стоит наш смартфон. Отключайте уведомления на время работы, если хотите поймать концентрацию.

Концентрация и комфорт - два столпа борьбы с отвлекающими факторами.

Концентрация - очень комплексное понятие. В ее “прокачке” поможет разбиение задачи на небольшие временные промежутки. Работать над проектом как с парой в универе или уроки в школе - 45- 80 минут на рабочую сессию. Затем 15 минут перерыв. Стандартный период интенсивной активности. При перегрузке внимания, период его восстановления значительно вырастит, начнете ошибаться чаще, быстрее утомляться. Введите это в привычку и ваша концентрация со временем придет в норму и даже улучшится.

Под комфортом я подразумеваю целую совокупность факторов. Продолжим на примере школы/универа. В аудиториях у вас оборудовано рабочее место, температура воздуха оптимальная, у вас есть время сходить на обед и отдохнуть между учебными часами. Сделано все, чтобы как можно меньше внешних факторов влияло на вашу продуктивность. Так же у вас есть возможность закрыть потребность в каком-либо вопросе, если вдруг что-то стало непонятно. Для этого есть преподаватель/учитель. Во взрослой жизни эту роль может закрыть более опытный коллега, посетители тематических форумов/чатов.

Касаемо рабочего места, у нас уже второй год условия пандемии, а это значит, много кто переехал работать домой. Всячески рекомендую потратить немного времени и прочитать статью об обустройстве рабочего места. Возможно стоит рассмотреть вопрос обновления устройств, с которыми вы проводите бОльшую часть рабочего времени. Например сменить клавиатуру на более удобную. Вы не поверите, но даже простой звук от нажатия клавиш может подтсегнуть вашу работу, просто потому что вам приятно его слушать.
На этом, пожалуй, все. Этих простых истин хватит, чтобы не бояться большинства задач и не выгореть при их выполнении.

Прпарируем GTD

Приступая к этому разделу, я четко понимал, что не использую все возможности GTD и не везде разделяю идеи метода. Поэтому рассказывать о методе на своем примере, по крайней мере сейчас - плохая идея.

Я решил поступить немного иначе, перечитал все статьи, которые можно найти на хабре по тегу GTD, вычленил тезисы по уровню полезности и простоты использования и теперь попробую вас с этим познакомить.

Для начала, GTD (Getting Things Done) - это метод повышения личной эффективности, посредством организации и контроля задач, созданный Дэвидом Алленом. Система достаточно сложна для внедрения “здесь и сейчас”, но в то же время не заставляет вас поминутно расписывать весь день. Основная концепция - разгрузить свой мозг. Ее мы и возьмем за основу.

В моем случае это выглядит следующим образом: Есть две системы, первая - для сбора всех мыслей из головы, которые я посчитаю более менее законченными + календарь с задачником. Вторая - картотека, с которой я работаю постоянно, когда что-то делаю. Например пишу эту статью. Сюда попадает все то, что не является задачами, попавшими в первую систему. Например ссылка на какую-нибудь статью, которую необходимо прочитать и уже после прочтения и осмысления материала, переработанная информация попадает в картотеку в виде автономной заметки, а замтка из первой системы идет в архив, как отработанная.

Разбирая GTD, первое, что я понял, я не хочу привязываться к контекстам, который предлагает изначальный GTD. Идея подразумевает закреплять замкетки за определенным контекстом, например: вы находитесь на работе и у вас есть контекст работа и все заметки, что с ним связаны, вы закрепляете за ним. Такая идея разделения мне не нравится, излишний менеджмент, как мне показалось. Я пользуюсь Google Keep, мне быстрее ставить хэштеги и присваивать категории.

Категории я использую из этой статье, там же можно подробно почитать что и как работает. И в дальнейшем добавлять свои (при необходимости).

Для работы с системой будем двигаться по 4 шагам, которые сформированы в методе:

  • Cбор - фиксируем мысли/дела/задачи и т.п, все, что даже кажется в данный момент не важным.
  • Обработка/Орагнизация - параллельные процессы, периоидчески просматриваем все то, что выгрузили из головы, сортируем по категориям, фиксируем в календаре и т.п
  • Обзор - важный этап, любая система не будет работать, если вы не введете работу с ней в привычку. Обращайтесь к сделанным заметкам чаще. Очищайте, дополняйте и т.п.
  • Действия - без коментариев :) Просто сделайте то, что нужно сделать.

Очень наглядно шаг Обработка/Организация показан в следующем алгоритме:

Алгоритм GTD

Чем чаще вы будете выполнять указанные шаги, тем проще и понятней будет работа с системой. Обращйте внимание на элементы, которые редко используете или совсем не используете. Упрощайте. Чем проще система, тем легче вам будет ее использовать и в последствии не забросить.

Нужно так же понимать, ни одна система не поможет вам избежать проблем. Это можно сравнить с белкой в колесе, можно крутить колесо медленно, а можно быстро. Да, если быстро, то количество намотанных километров будет больше. Но и проблем, которые вы обызательно встретите, прибавится.

Еще один важный момент, возможно сейчас вы уже что-то используете. Например простой стек, много напоминалок из разряда “не забыть”? Не замечали, как постепенно все приходит к тому, что стек растет и вы забываете, что хотели не забыть?

Собираем все в кучу

Попробую описать на примере одной задачи, как можно работать по GTD в Google Keep + Календарь + Google Task.

Самое главное, прежде чем что-то запланировать, спросите себя “А нахрена? Приведет ли меня это к цели?”

Если “что-то” можно сделать за 5 минут, просто сделайте.

Для более сложных задач и мыслей, мы однозначно хотим иметь некоторую папку Входящие куда будут попадать все наши мысли, дела, планы и т.п.

Основная идея в том, чтобы максимально разгружать голову. Например: Необходимо развернуть виртуальную машину. Фиксируем это как входящую информацию.

Мы внесли задачу, что делать дальше? Сейчас она выглядит очень абстрактно. Подобные де имеют тенденцию постоянно откладываться. Вы будете искать отмазки, лишь бы не начинать делать то, что неизвестно как начать и как закончить.

GTD нас направляет сделать следующее - после того как список Входящие пополнился, просмотрите все, что туда попало и рапределите по категориям. Нашу задачу с виртуалкой закрепляем как напоминание и добавляем в план на неделю в нашем календаре. (что это такое и как реализовать, ниже будет ссылка на статью)

Затем открываем Google Task, создаем задачу и спрашиваем себя “Какой следующий шаг?” Ваша задача - добавить один (или несколько) уточняющих шагов (подзадач). На примере нашего подарка - “Определить необходимые ресурсы для VM” и вторая подазадача “Подобрать подходяший образ”. Важно, чтобы “следующий шаг” был максимально прост для выполнения.

От себя добавил элемент с Google Task. С помощью него добавлять задачам шаги удобнее (чем делать это в карточках Keep) и затем распределяю их по дням без конкретного времени в календаре. Так задача закрепляется вверху временной шкалы. Напоминание приходит утром, тогда же и смотрю, что я планировал сегодня сделать.

Кроме Входящие могут быть и другие категории. Если идти стандартным GTD, то лучше весь процесс подсмотреть в статье которую я уже приводил выше. Пару лет назад я начинал именно с нее. Сразу скажу, многое из этой системы я не использую. По сути, мои ходовые категории следующие: Action, Reference (info),Inbox и Idea (данной категорией я решил попробовать отделить совсем простые заметки-мысли т.к они несут в себе чистый хаос).

Теперь, если все было сделано верно, у нас есть четко определенные шаги. Все размышления мы уже провели на предыдущем этапе. Остался кристально чистый список дел, которые надо брать и делать. При необходимости, возвращаемся к вопросу “Какой следующий шаг?”

Получается еще одни простой алгоритм:

  • Постановка задачи
  • Уточнение следующих шагов
  • Выполнение простых и четких действий

Внедрять себе GTD или нет, решайте сами. Даже то, что я описал выше, выглядит излишне сложно для первого знакомства. Для начала вы можете просто начать добавлять все, что вас беспокоит, в Keep и периодически (раз в неделю) проверять все, что туда попало. А дальше уже смотреть заходит или нет. Экспериментируйте. Или выбрать совсем другой инструмент и поделиться опытом в моей телеграмм-группе.

Приведу комментарий автора из статьи, которой я делился выше:

Насчет того, что выглядит сложно — не обязательно все сразу реализовывать — можно для начала просто сделать заметки Keep о действиях (Actions) и создать их напоминания для Cаlendar в соответствии с их приоритетностью (на неделю и на месяц).

Во второй части мы поговорим о второй системе, в которой я собираю уже осмысленный материал, а так же поближе посмотрим на Obsidian.

Хочешь обсудить тему?

С вопросами, комментариями и/или замечаниями, приходи в чат или подписывайся на канал.